ETC Göteborg avslöjar.

2017-10-05 03:59
23 000 kommunanställda har gått över till Office 365, och 20 000 har fortfarande det gamla systemet.  Foto: Fredrik Sandberg / TT
23 000 kommunanställda har gått över till Office 365, och 20 000 har fortfarande det gamla systemet.

Stoppar stora IT-projektet på grund av säkerhetsrisk

Kommunens IT-nämnd skjuter upp införandet av Office 365 för 20 000 kommunanställda på obestämd framtid. Anledningen är att ett hål i systemet ger Microsoft möjlighet att komma åt sekretessbelagd information. 23 000 kommunanställda har redan programmet installerat.

Göteborgs stad arbetar just nu med att införa det nya IT-systemet Microsoft Office 365, som ska ersätta äldre datorprogram. Ett inköp som fått mycket kritik, vilket ETC Göteborg rapporterat om i flera artiklar under våren. Inköpet blev 74 miljoner dyrare än vad tjänstemännen lovat när politikerna fattade beslutet, vilket ledde till kritik om att tjänstemännen skulle ha mörkat kostnaderna. Dessutom teckandes avtalet med Atea, ett företag som har Göteborgs stad som storkund, och som under upphandlingen var mitt uppe i en stor korruptionsrättegång i Danmark.


BRA JOURNALISTIK ÄR INTE GRATIS

Gillar du det vi gör?
Swisha en peng till: 123 401 876 8


I samband med inköpet åkte anställda vid Intraservice, som är den nämnd som ansvarar för stadens IT-drift, på en dyr resa till Seattle i USA, för att få systemet presenterat för sig. Den resan kostade skattebetalarna 116 000 kronor och det är osäkert vilken kunskap de fem personerna som var med på resan fick, som inte gick att få på ett billigare alternativ i Europa.

Införandet har skett i tre steg, och har pågått sedan i maj. Hittills har 23 000 kommunanställda gått över till Office 365. Nu i veckan var det dags för den tredje delen, då de sista 20 000 kommunanställda skulle få det nya systemet. Men så blev det inte. I stället fick ett luddigt formulerat mejl.

"I arbetet med att förtydliga informationshanteringen i Office 365 för Göteborgs stad, har det nu konstaterats att det finns juridiska oklarheter kring de tekniska lösningarna." skriver Intraservice i sitt mejl till personalen.

Ett av argumenten för att köpa in Office 365, som framhölls av tjänstemännen innan politikerna fattade beslutet, var att det gamla paketet, Office 2007, inte längre går att uppdatera efter den 10 oktober i år. Det betyder att 20 000 kommunanställda kommer ha potentiellt osäkra arbetsdatorer fram till att införandet av Office 365 kan återupptas, samtidigt som 23 000 anställda kan ha datorer som läcker hemliga uppgifter.

Det är kommunens jurister som reagerat på möjligheten för Microsoft att ta del av information. Dag Thyselius är kommunikationschef på Intraservice. Han säger att juristerna gör bedömningen att information skulle kunna anses vara röjd.

– Det viktigt att ha med sig att det inte betyder att någon faktiskt har tagit del av någon information, utan det är den juridiska bedömningen av att det finns en teknisk möjlighet för Microsoft att göra det. Då har vi tagit det säkra före det osäkra och skjutit upp införandet av sista delen av Office 365, säger han till ETC Göteborg.

Nu kommer Intraservice tillsammans med stadens jurister och informationssäkerhetschef bedöma riskerna och konsekvenserna.

– Kommer man då fram till att det är försumbart, då kan vi fortsätta som vi gör i dag. Annars måste vi ändra något, antingen i rutiner eller tekniken. Därför väljer vi nu att pausa införandet i sista steget tills detta är utrett.

Hur lång tid kan det ta innan införandet kan påbörjas igen?

– Jag vet inte. Det utreder vi just nu. Men visar det sig att vi behöver göra en åtgärd, då får vi göra det och då kan det ta längre tid.

Hur stor extrakostnad kan det här problemet innebära?

– Det vet inte jag. Mest är det att det strular till det för dem som inför det. Det finns ju planer för införandet.

Men det kan vara så att det finns uppgifter som är sekretessklassade hos de 23 000 som redan börjat använda Office 365 som potentiellt skulle kunna vara röjda?

– Ja, utifrån den juridiska tolkningen är det så.

"Ställer hela arbetet på ända"

En anställd i kommunen vittnar om hur hela planeringen för framtiden faller till följd av Intraservices beslut att skjuta upp Office 365. Istället är de förpassade att fortsätta använda ett föråldrat system som inte klarar de uppgifter som de behöver genomföra.

ETC Göteborg har pratat med en av de 20 000 som nu inte får ta del av Office 365 som planerat denna vecka. Hen vittnar om att det ställer till det rejält i arbetet. Eftersom personen jobbar inom Västra Göteborgs stadsdelsnämnd, som infört köpstopp fram till nyår, har hens framtida arbete planerats helt kring införandet av Office 365.

Störst problem ställer stadsdelsnämndens beslut om att de anställda inte får kalendrar, till ett inköpspris om 44 kronor, till nästa år till med. I den berörda personens jobb personen är kalendern ett viktigt instrument för att kunna planera och genomföra arbetet. Enligt instruktionerna som hen fick var tanken att de skulle börja använda Office 365:s kalender. Så ser det nu alltså inte ut att bli – utan de anställda kommer vara förpassade till att använda det gamla systemet som funnits sen tidigare.

– Det är så att kalendern fungerar mycket bättre i Office 365. Den är enklare, tydligare, fler funktioner, exempelvis kan man bjuder in andra till möten, man kan boka lokal i inbjudan och så vidare.

Dessutom fungerar den nuvarande kalenderfunktionen mycket dåligt i de Android-mobiler som de anställda har. I nuläget krävs det att man får en behörighet för att kunna ha kalendern i telefonen.

– Allt detta är så löjligt, säger hen uppgivet.

--------

Vet du mer?

Kontakta vår reporter Lucas De Vivo: lucas.devivo@etc.se eller 0766-712928.